Schriftelijke algemene vergadering en algemene vergadering op afstand: in werking getreden

1. Schriftelijke algemene vergadering

Mits eenparig akkoord onder alle leden van de algemene vergadering, kan een besluit van de algemene vergadering schriftelijk besloten worden, zonder de formaliteiten van bijeenroeping te moeten volgen. Dit geldt echter niet voor statutenwijzigingen.

2. Vergaderen vanop afstand via elektronisch communicatiemiddel

Het bestuursorgaan kan de leden de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een door de vzw ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. De voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid, zoals bepaald door de wet of de statuten, blijven behouden. De leden die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, worden geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. 

De hoedanigheid en de identiteit van de leden moet kunnen gecontroleerd worden aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel.

Het elektronische communicatiemiddel moet de leden in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. Het elektronische communicatiemiddel moet de leden bovendien in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen.

Een vergadering via een videocall voldoet aan deze voorwaarden.

Tot 30 juni 2021 geldt, omwille van de coronacrisis, een tijdelijke maatregel die stelt dat het elektronisch communicatiemiddel van die aard kan zijn dat het lid niet kan deelnemen aan de beraadslagingen en geen vragen kan stellen. Het bestuursorgaan moet in dat geval in de oproeping motiveren waarom de vzw niet over dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt.

Deze maatregel laat ons inziens toe om toch de jaarlijkse algemene vergadering van 2021 (over boekjaar 2020) te kunnen houden (en aldus de jaarrekening en begroting kan goedgekeurd worden en er kwijting kan gegeven worden aan de bestuurders en in voorkomend geval de commissarissen), zonder deze met een groot aantal personen te moeten houden en zonder dat men reeds over een afdoend communicatiemiddel moet beschikken dat een uitgebreide beraadslaging en vraagstelling toelaat. De leden die niet aanwezig zijn, zullen hun vragen op voorhand moeten stellen en de bestuurders zullen deze moeten beantwoorden op de (gestreamde) AV.   

De oproeping tot de algemene vergadering omvat een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand. Als de vzw een verenigingswebsite heeft, worden die procedures voor diegene die het recht heeft aan de algemene vergadering deel te nemen toegankelijk gemaakt op de verenigingswebsite.

De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.

De statuten kunnen ieder lid toestaan langs elektronische weg op afstand te stemmen vóór de algemene vergadering. Daarnaast behouden zij ook het recht om zich te laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering.

Bron: Wet van 20 december 2020 houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19, B.S. 24 december 2020.