Welke verplichtingen heeft een vzw inzake facturatie?

Voor de btw-regeling is de facturering van groot belang. De BTW kan namelijk pas gerecupereerd worden, indien men in het bezit is van een correct opgestelde factuur. De factuur is voor de btw-administratie een belangrijk controlemiddel. Net daarom worden er bij niet-naleving van de formaliteiten meer en meer boetes opgelegd. 

A. Verplichting tot het uitreiken van een factuur 

De btw-plichtige, behalve hij die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het WBTW, is gehouden een factuur uit te reiken: 

• wanneer hij een levering van goederen of een dienst heeft verricht; 
• wanneer, vóór de levering van een goed of vóór de voltooiing van een dienst, de btw opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling;  dit is het geval indien de prijs vroeger betaald wordt of bij een vroegere contractuele vervaldag; 
• wanneer, voor een intracommunautaire levering van goederen of een ermee gelijkgestelde handeling, de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen.

Het is belangrijk te weten dat een gemengde btw-plichtige verplicht is om een factuur uit te reiken voor alle handelingen die hij verricht, met inbegrip dus van de vrijgestelde handelingen.

 De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de 15^de dag van de maand na die waarin de btw opeisbaar wordt.  

B. De verplichte vermeldingen op de factuur 

Zowel de originele factuur als het dubbel ervan, dienen verplicht de volgende vermeldingen te bevatten: 

• het woord ‘factuur’;
• datum en volgnummer;
• naam, adres, rechtsvorm en btw-nummer van de vzw; 
• naam, adres en btw-nummer van de klant; 
• omschrijving van de handeling; 
• datum belastbaar feit; 
• maatstaf van heffing (bedrag exclusief btw); 
• btw-tarief (percentage) en btw-bedrag (in Euro);
• totaalbedrag (som van de maatstaf van heffing en verschuldigde btw); 
• eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in het geval van creditnota's en aangerekende voorschotten); 
• verwijzingen naar de btw-wetgeving ingeval van vrijstelling van btw.
• RPR: plaats van de Ondernemingsrechtbank waaronder de vzw ressorteert.

C. Creditnota's 

Indien de oorspronkelijk uitgereikte factuur moet worden verbeterd, dient een creditnota opgemaakt te worden. 

Om echter het recht op teruggaaf te kunnen uitoefenen, moet op de creditnota de volgende vermelding voorkomen:  "btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht". Er moet eveneens verwezen worden naar de oorspronkelijke factuur en de factuurdatum.

  D. Bewaringstermijn van de facturen 

Voor facturen tot aanslagjaar 2022 (tot en met boekjaar 2021) geldt een bewaartermijn van zeven jaar.  Voor investeringen die op tien jaar worden afgeschreven worden de stukken best tien jaar bewaard.

Voor facturen vanaf aanslagjaar 2023 (vanaf boekjaar 2022) geldt een bewaartermijn van tien jaar. 

De termijn wordt berekend vanaf 1 januari volgende op de afsluitingsdatum van het boekjaar. 

Indien de vzw echter een nieuw gebouw heeft aangekocht of heeft laten oprichten, is het aan te raden deze facturen en stukken gedurende vijftien jaar te bewaren.