VZW en boekhouding

De wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen, regelt de te voeren boekhouding voor vzw’s. In principe zijn er drie groepen vzw’s te onderscheiden: kleine vzw’s, microvzw’s en andere dan kleine vzw’s (vroeger grote vzw’s genaamd).

1. Kleine vzw’s

Vzw’s die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar, niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

jaargemiddelde van aantal werknemers: 50 VTE;
jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 11.250.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 9.000.000 euro )
balanstotaal: 6.000.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 4.500.000 euro)

Kleine vzw’s die voldoen aan onderstaande voorwaarden kunnen een vereenvoudigde boekhouding voeren, overeenkomstig een door de Koning vastgelegd model. De modellen voor het voeren van de vereenvoudigde boekhouding kunt u vinden op deze website onder de rubriek downloads. Kleine vzw’s die niet voldoen aan onderstaande voorwaarden, of die vrijwillig opteren voor een dubbele boekhouding dienen een jaarrekening volgens verkort schema op te maken.

Ongeacht een kleine vzw een enkelvoudige of dubbele boekhouding voert, moet de neerlegging van een kleine vzw gebeuren bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering, op voorwaarde dat de kleine vzw voldoet aan onderstaande voorwaarden van een vereenvoudigde boekhouding.

Indien de kleine vzw niet voldoet aan onderstaande voorwaarden van een vereenvoudigde boekhouding, dient de jaarrekening worden neergelegd bij de Nationale Bank van België, binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering.

Voorwaarden voor het voeren van een vereenvoudigde boekhouding : niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

jaargemiddelde van maximum 5 werknemers;
in totaal 391.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 334.500 euro) aan andere dan niet recurrente ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde;
in totaal 1.562.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 1.337.000 euro) aan bezittingen;
in totaal 1.562.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 1.337.000 euro) aan schulden.

2. Microvzw’s

Micro vzw's zijn kleine vzw’s die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden,

jaargemiddelde van aantal werknemers: 10 VTE;
jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 900.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 700.000 euro);
balanstotaal: 450.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 350.000 euro)

Microvzw’s die voldoen aan onderstaande voorwaarden kunnen een vereenvoudigde boekhouding voeren, overeenkomstig een door de Koning vastgelegd model. De modellen voor het voeren van de vereenvoudigde boekhouding kunt u vinden op deze website onder de rubriek downloads. Microvzw’s die niet voldoen aan onderstaande voorwaarden, of die vrijwillig opteren voor een dubbele boekhouding dienen een jaarrekening volgens microschema op te maken.

Ongeacht een microvzw een enkelvoudige of dubbele boekhouding voert, moet de neerlegging van een microvzw gebeuren bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering, op voorwaarde dat de microvzw voldoet aan onderstaande voorwaarden van een vereenvoudigde boekhouding.

Indien de microvzw niet voldoet aan de voorwaarden van een vereenvoudigde boekhouding, dient de jaarrekening worden neergelegd bij de Nationale Bank van België, binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering.

3. Andere dan kleine vzw's

Vzw’s die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar, meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

jaargemiddelde van aantal werknemers: 50 VTE;
jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 11.250.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 9.000.000 euro)
balanstotaal: 6.000.000 euro (voor boekjaren die starten vóór 1/1/2024: 4.500.000 euro)

commissarissen benoemen die belast worden met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten, van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld. De aangestelde commissaris moet lid zijn van het Instituut van bedrijfsrevisoren. De jaarrekening volgens volledig schema van deze vzw's moet binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

De begroting

Naast het goedkeuren van de rekeningen moet elke vzw ook jaarlijks de begroting laten goedkeuren. De begroting is het beleidsdocument dat door de Algemene Vergadering aan het bestuursorgaan wordt gegeven om binnen dit financieel kader het beleid uit te voeren.

Bij het opmaken van een begroting wordt in veel gevallen niet stil gestaan. Toch is dit een ernstige vergissing. De vereniging heeft er alle belang bij om dit document met de grootste zorg op te stellen en op geregelde tijdstippen te evalueren. Het beste is om eerst en vooral de kostenzijde aan te pakken. Op basis van de "historische gegevens" uit de boekhouding van de voorbije jaren en van de ervaringen uit het verleden wordt nadien de opbrengstzijde becijferd. In veel gevallen betekenen de opbrengsten voornamelijk de lidgelden, de sponsoring, de subsidies en het jaarlijks ledenfeest.

Eénmaal de cijfers van kosten en opbrengsten gekend zijn, moeten deze nu verfijnd, aangepast en herberekend worden. Meestal komt het in de praktijk voor dat bij het opstellen van de begroting de kostenzijde aanvankelijk veel hoger is dan de geraamde opbrengsten, omdat de vereniging in werkelijkheid zoveel "wensen" heeft voor de leden. Ofwel moet nu gesnoeid worden in de kosten, ofwel moet men bijkomstige activiteiten voorzien.

Het is uiteraard aangewezen de begroting in die mate op te stellen dat zij een bonus vertoont. In bepaalde gevallen kan het echter voorkomen dat een begroting deficitair is voor een bepaald jaar. Men doet er dan best aan om aan de Algemene Vergadering ook een omstandige uitleg te verschaffen over het waarom van dit negatief saldo.

HOE KUNNEN WIJ U HIERBIJ HELPEN?

Deze diensten worden aangeboden door de vzw VSDC-fb (ITAA nr. 50.816.579) .

WIJ VERWERKEN UW BOEKHOUDING (niet in het lidgeld inbegrepen)
Als lid kunnen wij de boekhouding van uw vereniging verwerken. Hiertoe zitten wij aanvankelijk rond de tafel om een kritische analyse te maken van uw activiteiten en hoe u dit boekhoudkundig verwerkt wil zien teneinde een volwaardige rapportering te maken aan uw bestuursorgaan en uw Algemene Vergadering. Op uw verzoek verwerken wij uw boekhouding in het systeem van dubbel boekhouden.
U VERWERKT UW BOEKHOUDING DOCH WENST BEGELEIDING (niet in het lidgeld inbegrepen)
Wij geven u alle adviezen over hoe u uw boekhouding moet opstarten; waar u fiscaal moet op letten, enz… U kan ons hieromtrent opzoeken in onze burelen, maar u kan ook contact nemen via telefoon, fax, e-mail of per brief. Wees gerust: wij garanderen u een complete begeleiding.
U WILT CONTROLE OP UW BOEKHOUDING (niet in het lidgeld inbegrepen)
U verwerkt uw boekhouding zelf en u wilt een controle op uw boekhouding. Hiertoe is nodig dat wij samen onderzoeken wat u van deze controle verwacht. Aan de hand van dit gesprek bespreken wij samen de planning en het tijdsbestek waarbinnen deze controle en de hieruit voortvloeiende verslaggeving gebeurt.
Voor meer informatie kunt u terecht bij de medewerkers van onze boekhoudkundige dienst.